IJB Gästeliste – Software
intern: zum System
Das persönliche Einladungssystem für private Veranstaltungen
Die IJB Gästeliste ist eine eigenständige WordPress-Erweiterung zur Organisation persönlicher Einladungen. Sie ist besonders für wiederkehrende Treffen, private Essen, Familienfeiern, Geburtstage und ähnliche Veranstaltungen gedacht.
Im Mittelpunkt steht nicht die gemeinsame Suche nach einem Termin, sondern die einfache Frage: Wer wird eingeladen, wer nimmt teil und was muss der Gastgeber wissen?
Der Gästestamm
Alle regelmäßig infrage kommenden Gäste werden in einem zentralen Gästestamm erfasst. Gespeichert werden können unter anderem:
- Vorname und Nachname
- persönliche Anrede
- E-Mail-Adresse und Telefonnummer
- Partner oder Haushalt
- übliche Anzahl der teilnehmenden Personen
- Ernährungsweise
- Allergien und Unverträglichkeiten
- interne Notizen
Für die Anrede bietet das System passende Vorschläge wie „Lieber Ivo“, „Sehr geehrter Herr Muster“ oder „Geschätzte Familie Muster“. Jede Anrede kann frei verändert werden, etwa für Übernamen, Titel oder besondere persönliche Anredeformen.
Wichtige Hinweise zu Allergien und Unverträglichkeiten werden deutlich hervorgehoben, damit sie bei der Bewirtung nicht übersehen werden.
Vier geordnete Gästekategorien
Jeder Gast wird genau einer von vier Kategorien zugeteilt:
- Engster Freundeskreis
- Wichtige Gäste
- Weitere Gäste
- Reserve
Die Bezeichnungen und ihre Reihenfolge können geändert werden. Im Gästestamm erscheinen die Kategorien als getrennte Blöcke. Innerhalb jedes Blocks werden die Gäste alphabetisch nach ihrem Nachnamen aufgeführt.
Damit lässt sich bei einer Veranstaltung leicht festlegen, welcher Personenkreis zuerst eingeladen wird und wer bei freien Plätzen nachrücken kann.
Zusätzliche Stichwörter sollen später unabhängig von dieser Rangordnung verwendet werden können, beispielsweise „Lunch“, „Familie“, „Nachbarn“, „Geschäft“ oder „Geburtstag“.
Veranstaltungen und Einladungen
Im weiteren Ausbau können einzelne Veranstaltungen angelegt und Gäste aus dem Gästestamm ausgewählt werden. Die Einladung wird per E-Mail mit einer persönlichen Anrede und einem individuellen Antwortlink versandt.
Der eingeladene Gast kann ohne eigenes Benutzerkonto angeben:
- Zusage oder Absage
- Anzahl der teilnehmenden Personen
- eine persönliche Bemerkung
- vegetarische oder andere Ernährungswünsche
- Allergien und Unverträglichkeiten
Der Gastgeber erhält eine übersichtliche Darstellung aller Zusagen, Absagen und noch ausstehenden Antworten.
Typische Einsatzmöglichkeiten
Das System eignet sich beispielsweise für:
- regelmäßige private Mittag- oder Abendessen
- Familienfeiern
- Geburtstage und Jubiläen
- Einladungen im Freundeskreis
- kleinere gesellschaftliche Veranstaltungen
- Anlässe mit begrenzter Teilnehmerzahl und Reserveliste
Eigenständig auf WordPress
Die Gästeliste arbeitet als eigenständiges Plugin innerhalb der bestehenden WordPress-Installation. Trello oder eine andere externe Organisationsplattform wird nicht benötigt.
Homepage-Adresse, Absender, E-Mail-Einstellungen, Antwortfristen und weitere Grundangaben werden über eine Konfigurationsseite verwaltet. Änderungen können dadurch vorgenommen werden, ohne den Programmcode bearbeiten zu müssen.
Entwicklungsstand
Die IJB Gästeliste wird schrittweise entwickelt. Der erste Ausbaustand umfasst den Gästestamm, die geordneten Gästekategorien und die Grundeinstellungen.
Als nächste Schritte folgen die Verwaltung von Veranstaltungen, der Einladungsversand, persönliche Antwortseiten und eine übersichtliche Teilnehmerverwaltung.
Die IJB Gästeliste ist derzeit ein privates Entwicklungsprojekt.
